Xác định rõ các yêu cầu nhiệm vụ, đối tượng thực hiện, trọng tâm là bám sát các bước xây dựng và điều kiện công nhận mô hình, xã phân công rõ trách nhiệm cho cán bộ, công chức phụ trách từng nội dung, mảng công việc và chuẩn bị các điều kiện để thực hiện mô hình.

Trong quá trình thực hiện, hằng tháng UBND xã đánh giá, kiểm điểm kết quả thực hiện mô hình trong Chương trình công tác tháng gắn với thực hiện nghiêm túc Chỉ thị của Chủ tịch UBND huyện “Về việc tăng cường kỷ luật, kỷ cương, nâng cao ý thức trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ, công vụ của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động”. Cùng với đó, tập trung làm tốt công tác tuyên truyền về việc thực hiện mô hình thông qua các hội nghị từ xã đến các thôn. 

Đồng chí Nguyễn Văn Chanh, Chủ tịch UBND xã Tân Sơn cho biết: Để bảo đảm hiệu quả mô hình, chúng tôi thực hiện nghiêm chế độ kiểm tra, giám sát đội ngũ cán bộ, công chức chuyên môn, đặc biệt là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa”, tiếp dân, giải quyết các đơn thư đề nghị. Phối hợp hướng dẫn công dân khi đến công sở đề nghị giải quyết thủ tục hành chính và lấy phiếu khảo sát sau khi trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Đồng thời, chú trọng thực hiện đánh giá, kiểm điểm, rút kinh nghiệm trong quá trình thực hiện thông qua triển khai nghị quyết và chương trình công tác hằng tháng của Đảng ủy và UBND xã để kịp thời điều chỉnh, định hướng công tác lãnh đạo, chỉ đạo phù hợp. 

Sau 2 năm triển khai thực hiện các nội dung, tiêu chí của mô hình, UBND xã đã chủ động lắp đặt hệ thống camera giám sát, bố trí hợp lý nơi làm việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, phòng tiếp công dân sạch đẹp, thông thoáng, đầy đủ bàn ghế phục vụ công dân đến liên hệ giải quyết công việc. Lắp đặt tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả khẩu hiệu thực hiện: “5 biết” (Biết nghe dân nói, biết nói dân hiểu, biết làm dân tin, biết xin lỗi, biết cảm ơn); “3 thể hiện” (Tôn trọng, văn minh, gần gũi); xây dựng các mẫu thư (xin lỗi, cảm ơn, chúc mừng, chia buồn). Đồng thời, tổ chức sắp xếp, bố trí phòng làm việc của cán bộ, công chức bảo đảm khoa học. Niêm yết công khai các biểu mẫu tại phòng tiếp nhận và trả kết quả gồm: Nội quy; bảng niêm yết các thủ tục hành chính; quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả; quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức. 

Đội ngũ cán bộ, công chức xã đã chủ động học tập, rèn luyện nâng cao năng lực, trách nhiệm, kỹ năng, trình độ nghiệp vụ, tinh thần, thái độ phục vụ nhân dân. 100% cán bộ, công chức xã ký cam kết thực hiện nội dung của mô hình, coi trọng lễ tiết, tác phong, thái độ phục vụ nhân dân niềm nở, lịch sự. Hướng dẫn kê khai hồ sơ chu đáo, dễ hiểu. Các thủ tục hành chính của tổ chức, công dân được giải quyết theo thẩm quyền, đúng thời hạn. Các đề nghị liên quan đến chứng thực, khai sinh thường được giải quyết trả ngay cho công dân trong ngày, giải quyết kịp thời các hồ sơ khai tử kể cả trong các ngày nghỉ, ngày lễ...

Cùng với đó, duy trì nghiêm túc chế độ trực tiếp công dân định kỳ và đột xuất của các đồng chí cán bộ lãnh đạo cấp ủy, chính quyền, tham gia đầy đủ các hoạt động của các thôn. Đồng chí Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND xã định kỳ hằng tuần xuống các thôn để kiểm tra, nắm bắt tình hình về công tác quản lý nhà nước trên các lĩnh vực, tình hình dư luận, tâm tư nguyện vọng của cán bộ, đảng viên và nhân dân để chỉ đạo các ngành, công chức chuyên môn có liên quan tham mưu, đề xuất giải quyết kịp thời, dứt điểm, không để xảy ra tình trạng đơn thư đông người, vượt cấp.

Từ khi triển khai thực hiện mô hình đến nay, mỗi năm UBND xã đã tiếp nhận gần 1.200 hồ sơ thủ tục hành chính, tỷ lệ giải quyết đạt 100%, không để tồn đọng, trong đó: số hồ sơ giải quyết trước hạn (97,4%), hồ sơ giải quyết đúng hạn (0,25%), không đúng thời hạn 0,01%. UBND xã cũng đã gửi gần 300 thư chúc mừng những gia đình có việc hỷ, đón thành viên mới sinh; gửi thư chia buồn với những gia đình không may có người qua đời.

Cán bộ, công chức xã luôn chú trọng thực hiện đạo đức công vụ, lề lối làm việc, “nụ cười công sở” được thể hiện thường xuyên, tạo không khí gần gũi, thân thiện khi nhân dân đến liên hệ công việc, giải quyết thủ tục hành chính. Kết quả thực hiện lấy phiếu khảo sát từ khi thực hiện mô hình: 284 phiếu, trong đó 100% số phiếu đánh giá hài lòng 8 nội dung trong phiếu khảo sát.

Thực hiện nghiêm việc công khai số điện thoại của lãnh đạo địa phương tại phòng tiếp nhận và trả kết quả để công dân liên hệ phản ánh, đề nghị các công việc có liên quan. Công tác kiểm tra, giám sát của người đứng đầu cấp ủy, chính quyền địa phương đối với cán bộ, công chức được thực hiện thường xuyên, hằng ngày thông qua đôn đốc việc chấp hành thời gian, giờ giấc, chế độ trực làm việc, tham gia hội họp và thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của ngành, kịp thời kiểm điểm, nhắc nhở, phê bình đối với cán bộ, công chức chưa thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn nói chung và thực hiện cam kết xây dựng mô hình nói riêng.

Việc triển khai mô hình đã tạo chuyển biến mạnh mẽ về nhận thức, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức trong thực hiện chức trách nhiệm vụ, tạo sự gắn kết, gần gũi giữa chính quyền với người dân, từng bước chuyển từ chính quyền quản lý sang chính quyền phục vụ, thân thiện, được nhân dân ghi nhận, đồng tình đánh giá cao. 

Từ thực tế sau 2 năm triển khai thực hiện mô hình, Tân Sơn đã đúc kết một số bài học kinh nghiệm để tiếp tục thực hiện tốt hơn mô hình. Trong đó, bài học cốt lõi nhất được địa phương đề cao là cần có sự lãnh đạo, chỉ đạo quyết liệt của cấp ủy, chính quyền đối với công tác cải cách thủ tục hành chính và thực hiện từng nội dung công việc. Nêu cao vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu. Nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm và chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức trong thực hiện chức trách nhiệm vụ, đặc biệt là xây dựng mối quan hệ gần gũi, tinh thần thái độ phục vụ nhân dân. Kết hợp thực hiện mô hình với công tác “Dân vận khéo” và công tác dân vận của chính quyền. Coi đây là một trong những giải pháp quan trọng trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ chính trị của địa phương. 

Tăng cường đối thoại, thực hiện tốt lịch tiếp công dân của người đứng đầu cấp ủy, chính quyền qua đó nắm bắt tâm tư, nguyện vọng và những vấn đề bức xúc, nổi cộm cũng như các ý kiến đóng góp của nhân dân về công tác cải cách hành chính, thái độ ứng xử của cán bộ, công chức khi giao tiếp và giải quyết thủ tục hành chính đối với công dân để kịp thời uốn nắn phê bình, điều chỉnh bổ sung quy chế, quy định theo đúng quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp. Lấy kết quả hài lòng của người dân là một trong những tiêu chí đánh giá, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, công chức. Chú trọng công khai minh bạch các thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết, với mục tiêu vì nhân dân phục vụ.

Ngoài ra, cần có sự phối hợp chặt chẽ và tham gia giám sát, phản biện của MTTQ, các tổ chức chính trị - xã hội trong quá trình thực hiện. Tăng cường công tác tuyên truyền đặc biệt là tuyên truyền trực tiếp đối với tổ chức, công dân khi đến liên hệ giải quyết đơn thư, thủ tục hành chính tại công sở.