Tại Hà Nam, việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác đăng ký khai sinh đã được thực hiện từ ngày 1/10/2016. Đây được coi là bước chuẩn bị rất tích cực, chủ động cho việc đăng ký, quản lý hộ tịch, tiến tới nhanh chóng hoàn thiện số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử trên địa bàn.
Cán bộ hộ tịch Sở Tư pháp thực hiện cập nhật dữ liệu hộ tịch trên hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch.
Trước thời điểm ngày 1/10/2016, việc quản lý sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh chủ yếu bằng phương pháp thủ công (lưu giữ sổ giấy). Việc lưu giữ cơ sở dữ liệu hộ tịch bằng giấy có ưu điểm: bảo quản được dữ liệu gốc, an ninh thông tin, nhưng khối lượng sổ (sổ đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử, việc nuôi con nuôi, việc giám hộ…), hồ sơ hộ tịch lưu trữ rất lớn.
Ngoài ra, mỗi loại hồ sơ có nhiều giấy tờ lưu cho từng loại việc đăng ký hộ tịch tương ứng: hồ sơ khai sinh phải có giấy chứng sinh, tờ khai đăng ký khai sinh; hồ sơ kết hôn phải có tờ khai đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân...
Thêm vào đó, mỗi việc hộ tịch được ghi nhận trong một loại sổ riêng, dẫn đến dữ liệu hộ tịch của từng cá nhân bị phân tán, không có sự kết nối. Điều này gây khó khăn cho cả công dân và cơ quan nhà nước khi có yêu cầu kiểm tra, xác minh các biến động liên quan đến nhân thân.
Mặt khác, việc quản lý kho lưu trữ hộ tịch, Sở Tư pháp, quận, huyện, xã, phường, thị trấn đều do công chức làm công tác hộ tịch kiêm nhiệm, vừa thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, vừa trích lục các sự kiện hộ tịch. Khối lượng công việc rất lớn mà thời hạn giải quyết yêu cầu tra cứu, trích lục cho công dân, tổ chức là trong ngày làm việc, dẫn đến việc trích lục đôi khi gặp sai sót, ít nhiều gây thiệt hại cho người dân.
Bên cạnh đó, khả năng tra cứu, khai thác tình trạng hộ tịch phục vụ yêu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức còn hạn chế, khi cần chứng minh tình trạng hộ tịch, người dân phải nộp cùng lúc nhiều loại giấy tờ, rất vất vả, phiền hà, mất thời gian...
Từ những bất cập trên có thể thấy ứng dụng phần mềm hộ tịch điện tử sẽ tạo thuận lợi rất lớn cho người dân cũng như cán bộ quản lý.
Theo ông Ngô Đức Mậu, Trưởng phòng Hành chính Tư pháp, Sở Tư pháp, việc số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong đăng ký, quản lý hộ tịch; chuyển đổi dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang dữ liệu số theo hướng hình thành hệ thống thông tin hộ tịch với cấu trúc chuẩn tại tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn.
Cùng với đó, việc số hóa dữ liệu hộ tịch cũng góp phần rất lớn trong thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch ở địa phương; bảo đảm việc kết nối, chia sẻ, cung cấp thông tin với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.
Theo dự kiến tiến độ thực hiện số hóa dữ liệu được chia thành 3 giai đoạn: Năm 2019, tiến hành chuyển đổi dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang dữ liệu số đối với toàn bộ dữ liệu hộ tịch đã đăng ký từ 1/1/2016 đến 31/10/2016; năm 2020, thực hiện dữ liệu từ năm 2006 đến năm 2015; năm 2021, hoàn thiện chuyển đổi toàn bộ dữ liệu từ năm 2005 trở về trước.
Hiện tại, Hà Nam đang thực hiện bước thu thập sổ hộ tịch gốc theo từng giai đoạn, sắp xếp, phân loại các nhóm sổ gốc theo: đăng ký kết hôn; khai sinh; nhận cha, mẹ, con; cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; khai tử; đăng ký giám hộ; thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc… Riêng Sở Tư pháp đã hoàn thiện thu thập, phân loại, scan sổ gốc; nhập dữ liệu số hóa các việc hộ tịch thuộc cấp quản lý.
Bên cạnh kết quả bước đầu nêu trên, quá trình triển khai hoàn thiện số hóa dữ liệu hộ tịch cũng gặp nhiều khó khăn.
Theo yêu cầu việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc cần lưu giữ thông tin dưới 2 hình thức: bản scan sổ gốc; bản số hóa thành dữ liệu điện tử. Do vậy, yêu cầu bộ phận tư pháp– hộ tịch địa phương phải có trang thiết bị phù hợp, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ như máy tính riêng kết nối internet, máy scan…
Tại Hà Nam, do đã chủ động ứng dụng CNTT trong hoạt động tư pháp nên 100% đơn vị tư pháp – hộ tịch xã, phường được trang bị hệ thống máy tính riêng hoặc nâng cấp, sửa đổi trên hệ thống máy tính có sẵn. Hiện tại, các đơn vị phải tự trang bị máy scan riêng hoặc tìm biện pháp phù hợp để vừa bảo đảm yêu cầu công việc, vừa thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
Bên cạnh hệ thống trang thiết bị, nhân lực cũng là một trong những khó khăn đang phải tập trung giải quyết. Cán bộ tư pháp – hộ tịch hiện đang thực hiện rất nhiều đầu mối công việc cấp xã, cùng đó khối lượng thông tin cần số hóa là rất lớn.
Chỉ tính riêng lượng dữ liệu do Sở Tư pháp quản lý (các việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài về kết hôn, khai sinh, khai tử, nuôi con nuôi, nhận cha mẹ con, thay đổi cải chính hộ tịch) tính từ thời điểm năm 1997 đến hết năm 2015 là 1.204 đầu việc và mới chỉ là một lượng rất nhỏ trong tổng khối lượng dữ liệu toàn tỉnh. Đây là thách thức lớn đang đặt ra với người thực hiện công tác hộ tịch địa phương.
Mặt khác, theo kế hoạch của UBND tỉnh, toàn bộ kinh phí chuyển đổi, số hóa dữ liệu hộ tịch do các đơn vị, địa phương tự bố trí, bảo đảm. Trên cơ sở tài liệu Hướng dẫn thực hiện số hóa Sổ hộ tịch của Bộ Tư pháp và khối lượng tài liệu cần số hóa, các huyện, thành phố chủ động nghiên cứu, vận dụng, hướng dẫn việc lập dự toán kinh phí thực hiện số hóa: dự toán kinh phí cho các hạng mục lập kế hoạch số hóa, chi phí quản lý, thu thập, tạo lập, rà soát, chuẩn hóa dữ liệu trước và sau số hóa…
Việc triển khai thực hiện Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử góp phần quan trọng trong xây dựng nguồn dữ liệu về dân số bảo đảm đầy đủ, chính xác và hoàn thiện. Qua đó, tăng khả năng tiếp cận các dịch vụ bảo trợ xã hội (giáo dục, y tế…) cho người dân cũng như thúc đẩy thực hiện các chính sách phát triển của quốc gia, hướng tới mục tiêu phát triển bền vững. Do vậy, các địa phương cần quan tâm tạo điều kiện, nhanh chóng triển khai thực hiện hướng tới mục tiêu hoàn thiện số hóa dữ liệu hộ tịch theo đúng tiến độ.
Nguyễn Khánh
Nguyễn Khánh