Ngày 8/4/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 45/2020/NĐ-CP quy định về thực hiện TTHC trên môi trường điện tử. Dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là một trong những nội dung quan trọng được quy định tại Điều 3 của nghị định trên và được triển khai thực hiện trên toàn quốc từ ngày 1/7/2020.

Theo đó, chứng thực BSĐT từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính. BSĐT được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định 45 có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Hiện nay, tư pháp - hộ tịch là lĩnh vực phát sinh hồ sơ nhiều nhất trong các lĩnh vực hành chính. Trong đó, nhu cầu về chứng thực, công chứng giấy tờ của người dân rất lớn, hầu hết hồ sơ đều kèm theo rất nhiều loại giấy tờ cần chứng thực. Trước đây, mỗi lần giải quyết TTHC cần bản sao chứng thực của một số giấy tờ như chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, bằng cấp… người dân đều phải đến bộ phận “một cửa” của UBND nơi cư trú để thực hiện. Điều này không chỉ làm phát sinh chi phí cho người dân mà còn gia tăng áp lực công việc cho các cơ quan thực hiện chứng thực. Vì vậy, khi thực hiện chứng thực BSĐT từ bản chính trên môi trường điện từ sẽ giúp ích rất nhiều cho người dân, doanh nghiệp bởi chỉ cần làm một lần nhưng dùng được nhiều lần. Bên cạnh đó, đây cũng là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong cải cách TTHC, đẩy mạnh sử dụng dịch vụ công, giúp CBCC, người dân tiết kiệm chi phí in, công chứng giấy tờ khi cần giải quyết TTHC.

Nói về quy trình thực hiện chứng thực BSĐT, bà Đỗ Thị Thủy, cán bộ công chức tư pháp - hộ tịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xã Hợp Lý (huyện Lý Nhân) cho biết, khi người dân đến bộ phận “một cửa” của UBND cấp huyện, cấp xã và cung cấp bản chính hợp lệ, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ kiểm tra và scan tài liệu lên Cổng Dịch vụ công quốc gia để xử lý. Lãnh đạo cấp xã thực hiện chữ ký số và bộ phận đóng dấu theo thẩm quyền. Kết quả được trả qua tài khoản cá nhân tại Cổng Dịch vụ công quốc gia (kho quản lý dữ liệu điện tử) hoặc email trong trường hợp chưa có tài khoản. Các thao tác đều được thực hiện trên môi trường mạng. 

“Với cách làm này, tổ chức, cá nhân khi thực hiện giải quyết TTHC nhưng không phải mang theo bất kỳ giấy tờ gì vì tất cả đã được lưu trữ trên hệ thống, giảm phiền hà cho người dân, tránh hư hỏng, thất lạc các loại giấy tờ cần thiết. Vì bản sao chứng thực điện tử có thể sử dụng nhiều lần, thay vì mỗi bộ hồ sơ phải có một văn bản chứng thực riêng như trước đây. Về phía CBCC tiếp nhận BSĐT đã chứng thực cũng có nhiều thuận lợi hơn khi bản sao đã được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác, có thể dễ dàng kiểm tra, giải quyết thủ tục tiếp theo”, bà Nguyễn Thị Thu Trang, Trưởng phòng Tư pháp TP Phủ Lý cho biết.

Tuy nhiên, thời gian qua, việc triển khai dịch vụ chứng thực BSĐT trên địa bàn tỉnh vẫn gặp không ít khó khăn. Theo ông Ngô Đức Mậu, Trưởng phòng Hành chính – Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp, thực tế, một số địa phương chưa bảo đảm điều kiện đủ về trang thiết bị phục vụ cho dịch vụ chứng thực BSĐT như: máy scan, chứng thư số… Ngoài ra, hiện nay, 100% cán bộ tư pháp – hộ tịch đã có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và được cấp quyền thực hiện chứng thực BSĐT, nhưng trình độ kỹ thuật của cán bộ ở một số địa phương còn yếu, quy trình ký số còn lúng túng. Chưa kể, do mới triển khai nên tỷ lệ người dân biết và sử dụng dịch vụ này chưa nhiều. 

Giải pháp đưa ra là khó ở đâu thì gỡ ở đó, nêu cao trách nhiệm của người đứng đầu các địa phương và quyết liệt hơn nữa trong chỉ đạo thực hiện. Trong năm 2020, ngay khi có kế hoạch của UBND tỉnh, Sở Tư pháp đã ban hành hướng dẫn, mở các lớp tập huấn kỹ năng nghiệp vụ về công tác chứng thực BSĐT cho gần 500 cán bộ lãnh đạo UBND và công chức tư pháp – hộ tịch, cán bộ phụ trách bộ phận “một cửa” của 100% các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh cùng lãnh đạo, cán bộ tư pháp các huyện, thị xã, thành phố. Tuy vậy, do ảnh hưởng của dịch Covid-19, kế hoạch bồi dưỡng tập huấn đang bị tạm hoãn. 

Do đó, thời gian tới, để đẩy mạnh sử dụng dịch vụ thay thế cách làm truyền thống như trước đây, Sở Tư pháp tiếp tục chủ trì, phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông, VNPT Hà Nam, UBND các huyện, thị xã, thành phố tổ chức các buổi tập huấn tại từng xã, phường, thị trấn, trực tiếp “cầm tay chỉ việc”, hướng dẫn quy trình, thẩm quyền thủ tục cấp BSĐT từ sổ gốc, chứng thực BSĐT từ bản chính cho CBCC và người dân. Cùng với đó, tích cực tuyên truyền về những tiện ích của dịch vụ này tới người dân, theo khảo sát, nhiều người dân còn băn khoăn khi bản sao chứng thực điện tử chưa được sử dụng rộng rãi, phần lớn các đơn vị vẫn tiếp nhận hồ sơ giấy. Rà soát, lập danh mục các loại giấy tờ có nhu cầu sử dụng cao, có giá trị sử dụng nhiều lần để niêm yết khuyến nghị người dân sử dụng dịch vụ chứng thực BSĐT để đơn giản hóa giấy tờ hành chính.

Trong cuộc cách mạng số, ứng dụng công nghệ vào giải quyết TTHC đang được cả hệ thống chính trị trong tỉnh nỗ lực thực hiện ở tất cả các lĩnh vực đời sống. Khi dịch vụ chứng thực BSĐT được triển khai không chỉ giúp UBND tỉnh hoàn thành mục tiêu đặt ra trong giai đoạn 2021 – 2025 là 80% TTHC đáp ứng yêu cầu được triển khai dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4, mà còn là “đòn bẩy” góp phần đưa Hà Nam bước gần hơn tới tiến trình xây dựng chính quyền số. Vì vậy, ngoài sự nỗ lực của chính quyền, rất cần sự đồng lòng, chung tay của người dân để chủ trương phát huy hiệu quả trong thực tiễn.