Sử dụng bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính (bản sao chứng thực điện tử) là một trong những nội dung quan trọng để triển khai thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) trên môi trường điện tử.
Chứng thực điện tử là giải pháp góp phần tiết kiệm nhiều hơn nữa về thời gian, công sức, chi phí giao dịch, qua đó đem lại sự tiện lợi, hài lòng cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các TTHC.
Thực tế hiện nay, khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 (hỗ trợ đăng ký, nộp hồ sơ giải quyết TTHC trực tuyến), công dân, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện việc nộp bản sao chứng thực/xuất trình giấy tờ gốc để xác minh lại hồ sơ. Trong khi đó, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).
Như vậy, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các TTHC đã được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực/xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ hiện nay. Bên cạnh đó, bản sao chứng thực điện tử còn có ưu điểm là có thể sử dụng lại nhiều lần. Một bản sao chứng thực điện tử hoàn toàn có thể được công dân, doanh nghiệp sử dụng cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau (thay vì mỗi bộ hồ sơ phải có một văn bản chứng thực riêng), do vậy tiết kiệm được rất nhiều về công sức, thời gian, chi phí.
Về phía cán bộ, công chức tiếp nhận bản sao điện tử đã chứng thực cũng có nhiều thuận lợi hơn do bản sao được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có thể dễ dàng kiểm tra, giải quyết cho thủ tục tiếp theo. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cũng không phức tạp. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực. Từ những ưu thế trên, việc thực hiện chứng thực bản sao điện tử mang lại nhiều tiện ích, thuận lợi cho cả phía người dân, doanh nghiệp và cơ quan hành chính nhà nước.
Công dân thực hiện TTHC tại Bộ phận “một cửa” UBND thị trấn Vĩnh Trụ, huyện Lý Nhân.
Tuy nhiên, để những tiện ích về chứng thực bản sao điện tử thực sự phát huy được hiệu quả, quá trình triển khai cũng đặt ra nhiều đòi hỏi cần được quan tâm giải quyết kịp thời, trước hết là về điều kiện cơ sở vật chất. Để bảo đảm cho việc thực hiện chứng thực bản sao điện tử nói riêng, thực hiện TTHC trên môi trường điện tử nói chung, UBND cấp huyện, cấp xã phải bảo đảm điều kiện cần, đủ, đồng bộ về trang thiết bị, như: hạ tầng mạng, chứng thư số, máy scan… Thực tế hiện nay vẫn còn không ít UBND cấp xã chưa đáp ứng được yêu cầu này. Đối với trường hợp chưa đáp ứng về các thiết bị chứng thư số, UBND tỉnh đã có công văn chỉ đạo các đơn vị có liên quan tiến hành rà soát, tổng hợp và gửi danh sách về Sở Thông tin và Truyền thông để được cung cấp, tư vấn, hướng dẫn triển khai theo quy định.
Không chỉ đòi hỏi bảo đảm về điều kiện trang thiết bị chuyên dụng, việc thực hiện chứng thực bản sao điện tử còn yêu cầu trình độ kỹ thuật từ chính những cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện. Hiện nay, 100% cán bộ tư pháp – hộ tịch đã có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và được cấp quyền thực hiện chứng thực bản sao điện tử.
Ngay từ khi có kế hoạch triển khai của UBND tỉnh, Sở Tư pháp đã ban hành văn bản hướng dẫn, mở các lớp tập huấn kỹ năng nghiệp vụ. Theo đó, gần 500 cán bộ lãnh đạo UBND và công chức tư pháp – hộ tịch, cán bộ phụ trách bộ phận “một cửa”… của 100% xã, phường, thị trấn trên toàn tỉnh cùng lãnh đạo, cán bộ tư pháp các huyện, thành phố, thị xã đã được tập huấn công tác chứng thực bản sao điện tử.
Nội dung tập huấn tập trung vào hướng dẫn tiến hành các thao tác thực hiện quy trình chứng thực điện tử, thực hành đăng ký tài khoản và giải đáp những vấn đề, tình huống phát sinh. Theo ông Ngô Đức Mậu, Trưởng phòng Hành chính tư pháp, Sở Tư pháp, kết thúc các đợt tập huấn, cơ bản cán bộ lãnh đạo, quản lý và công chức cấp xã đã nắm vững quy trình thực hiện. Thời gian tới, Sở Tư pháp sẽ tiếp tục phối hợp với VNPT Hà Nam tiến hành khảo sát thực tế, hướng dẫn, hỗ trợ trực tiếp các đơn vị cấp xã về kỹ thuật, nghiệp vụ và kịp thời giải quyết những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện.
Bên cạnh bảo đảm sự đồng bộ về cơ sở vật chất, con người từ phía cơ quan hành chính nhà nước, để người dân, doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận và thực hiện chứng thực bản sao điện tử cần thiết phải làm tốt công tác thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn thực hiện. Theo đó, mỗi cán bộ trực tiếp thực hiện TTHC cho công dân, doanh nghiệp phải thực sự là những tuyên truyền viên, hướng dẫn viên tích cực, giúp “khách hàng” tiếp cận, nắm vững và làm chủ những tiện ích mà dịch vụ này mang lại. Hơn hết, chính những cán bộ, công chức phải là người đi đầu trong việc chủ động tìm hiểu, sử dụng và tuyên truyền về những dịch vụ công tiện ích trên, qua đó giúp người dân nắm bắt được và sử dụng, hình thành thói quen, nhu cầu thường xuyên sử dụng dịch công trực tuyến.
Mục tiêu của UBND tỉnh đặt ra trong giai đoạn 2021-2025 là: nâng tỷ lệ hồ sơ giải quyết theo dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 trên tổng số hồ sơ đạt từ 50% trở lên; 80% TTHC đáp ứng yêu cầu được triển khai dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4. Để đạt được mục tiêu trên cần thiết phải có sự phối hợp, vào cuộc tích cực, đồng bộ của các đơn vị, địa phương mà trước mắt là triển khai có hiệu quả dịch vụ chứng thực bản sao điện tử - một trong những nội dung quan trọng để thực hiện TTHC trên môi trường điện tử.
Nguyễn Khánh