Trên địa bàn tỉnh hiện có 10 tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm 4 phòng công chứng và 6 văn phòng công chứng. Theo Quyết định số 362/QĐ-UBND, ngày 6/4/2015 của Chủ tịch UBND tỉnh Hà Nam (về việc công bố TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp tỉnh Hà Nam) có 31 TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của các tổ chức hành nghề công chứng.
Cán bộ bộ phận một cửa UBND huyện Thanh Liêm hướng dẫn nhân dân thực hiện các TTHC. Ảnh: Nguyễn Uyên
Thời gian qua, thực hiện mục tiêu đẩy mạnh cải cách TTHC, Sở Tư pháp đã nỗ lực rút ngắn đến 50% thời gian giải quyết TTHC thuộc thẩm quyền nhưng vẫn bảo đảm đúng trình tự, quy định của pháp luật.
Cụ thể, đối với những TTHC có nhu cầu công chứng lớn của tổ chức, cá nhân như: chuyển nhượng quyền sử dụng đất, tặng cho quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê..., Sở đã phấn đấu rút ngắn thời hạn giải quyết ngay trong ngày làm việc.
Đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 5 ngày làm việc (thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng).
Việc rút ngắn đến 50% thời gian giải quyết TTHC đã tạo điều kiện thuận lợi, giảm chi phí, tiết kiệm thời gian cho tổ chức, cá nhân khi thực hiện các giao dịch về lĩnh vực công chứng, tư pháp.
Bên cạnh cắt giảm thời gian giải quyết TTHC, tỉnh đang xây dựng và đã cơ bản hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý góp phần rút ngắn hơn nữa thời gian thực hiện công chứng, thời gian xác minh đối với những TTHC phức tạp, tạo thuận lợi tối đa cho tổ chức, công dân trong việc thực hiện các yêu cầu về lĩnh vực công chứng.
Bởi khi cơ sở dữ liệu công chứng đi vào hoạt động, các tổ chức hành nghề công chứng sẽ có nhiều thuận lợi hơn trong việc chủ động, linh hoạt tra cứu thông tin của những giao dịch đã tồn tại, những hợp đồng, giao dịch sẽ được cập nhật liên tục chi tiết giúp công chứng viên tiết kiệm thời gian cũng như giảm thiểu rủi ro trong việc công chứng hợp đồng giao dịch.
Cụ thể, sẽ hạn chế được những rủi ro khi thông tin lưu trữ riêng lẻ; thực hiện theo quy trình thống nhất hoạt động tác nghiệp của các tổ chức tín dụng, ngân hàng thương mại và tổ chức hành nghề công chứng trong vấn đề xác minh tính pháp lý của tài sản được yêu cầu công chứng; cập nhật, quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu về bất động sản đã đưa vào giao dịch thông qua hoạt động giao dịch do công chứng viên chứng nhận… Do đó, bên cạnh tiết kiệm tối đa thời gian cho tổ chức, công dân, việc hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh sẽ bảo đảm chính xác, an toàn, góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân.
Chi đoàn Sở Tư pháp thảo luận giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ trong lĩnh vực công chứng. Ảnh: Khánh Chi
Cải cách TTHC trong lĩnh vực công chứng gắn liền với mục tiêu phục vụ nhân dân còn được thể hiện rõ nét ở khâu tiếp công dân. Đối với tiếp công dân trong lĩnh vực công chứng đòi hỏi mỗi công chứng viên cần lắng nghe, tiếp thu đầy đủ nguyện vọng và mục đích thực sự của tổ chức, cá nhân yêu cầu công chứng.
Xác định được nhiệm vụ và mục tiêu trên, thời gian qua, Sở Tư pháp đã lồng ghép nội dung đẩy mạnh cải cách TTHC với yêu cầu không ngừng nâng cao tính chuyên nghiệp, phục vụ nhân dân vào nội dung sinh hoạt thường xuyên của các tổ chức đoàn thể trong đơn vị. Qua đó ghi nhận nhiều ý kiến trao đổi, bàn luận, lựa chọn ra một số giải pháp như: công chứng viên cần nghiêm chỉnh chấp hành các quy tắc đạo đức nghề nghiệp công chứng, không phân biệt đối xử hoặc sách nhiễu, đòi hỏi lợi ích vật chất từ người dân; có thái độ lịch sự, đúng mực, nhẹ nhàng giải thích những khúc mắc; nhạy bén trong tiếp thu nguyện vọng và mục đích thực hiện yêu cầu công chứng...
Thông qua thảo luận cũng như thực tiễn công tác, mỗi công chứng viên đã xác định rõ hơn những nội dung, mục tiêu rèn luyện cụ thể, qua đó không ngừng nâng cao chất lượng tiếp công dân, góp phần thực hiện tốt mục tiêu đẩy mạnh cải cách TTHC gắn với nâng cao tính chuyên nghiệp, phục vụ nhân dân.
Để thực hiện tốt việc cải cách TTHC cần luôn xác định phương hướng cải cách gắn liền với mục tiêu phục vụ nhân dân. Cải cách TTHC trong lĩnh vực công chứng thời gian tới cần tiếp tục có những giải pháp thực hiện tốt mục tiêu trên theo cả 3 tiêu chí: cắt giảm thời gian thực hiện TTHC, đổi mới cách thức giải quyết TTHC và nâng cao chất lượng tiếp công dân.
Khánh Chi
Khánh Chi, Nguyễn Hằng