Tại hội nghị triển khai các giải pháp đẩy mạnh thực hiện Đề án Phát triển ứng dụng dữ liệu dân cư, định danh và xác thực hiện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025 (Đề án 06), Tổ công tác Đề án 06 tỉnh Hà Nam đã thống nhất thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp nhằm đẩy mạnh thực hiện đề án. Trong đó, hoàn thành việc số hóa toàn bộ dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh trước ngày 31/12/2022 là một trong các giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện hệ sinh thái phục vụ kết nối các Cơ sở dữ liệu, làm giàu dữ liệu.
Hiện nay, việc đăng ký hộ tịch đã có quy định về thực hiện trực tuyến, góp phần giảm thời gian, công sức của người dân... Từ ngày 18/2/2022, người dân có thể yêu cầu giải quyết tất cả thủ tục đăng ký hộ tịch theo phương thức trực tuyến, trong đó có một số thủ tục được thực hiện trực tuyến mức độ 4. Việc sử dụng bản điện tử giấy tờ hộ tịch là xu hướng tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số. Việc sử dụng bản hộ tịch điện tử tạo thuận lợi cho người dân giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến đăng ký hộ tịch. Thay vì đến cơ quan đăng ký hộ tịch, người dân có thể tự làm trực tuyến tại bất cứ nơi đâu, chỉ cần có thiết bị thông minh kết nối internet.
Tuy nhiên, để đăng ký hộ tịch trực tuyến, cấp và sử dụng bản điện tử của giấy tờ hộ tịch hiệu quả, thì Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử phải được hoàn thiện, cập nhật dữ liệu đầy đủ, triển khai áp dụng thống nhất, đồng bộ trên toàn quốc; có sự kết nối liên thông, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu khác; cơ sở vật chất, hạ tầng, trang thiết bị, nhân lực tại các cơ quan đăng ký hộ tịch địa phương được bảo đảm. Do đó, việc nhanh chóng hoàn thiện số hóa dữ liệu hộ tịch; xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc là rất cần thiết.
Cán bộ hộ tịch Sở Tư pháp thực hiện tổng hợp dữ liệu hộ tịch trên hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch.
Từ yêu cầu thực tiễn của công cuộc chuyển đổi số quốc gia, ứng dụng phần mềm hộ tịch điện tử sẽ tạo thuận lợi rất lớn cho người dân cũng như cán bộ quản lý. Theo ông Ngô Đức Mậu, Trưởng phòng Hành chính – Bổ trợ Tư pháp, Sở Tư pháp: Việc số hóa dữ liệu hộ tịch nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch; chuyển đổi dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang dữ liệu số theo hướng hình thành hệ thống thông tin hộ tịch với cấu trúc chuẩn tại tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh. Cùng đó, việc số hóa dữ liệu hộ tịch cũng góp phần rất lớn trong việc thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch ở địa phương; bảo đảm việc kết nối để chia sẻ, cung cấp thông tin với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.
Sở Tư pháp tỉnh Hà Nam đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 2260/KH-UBND ngày 02/8/2019 về việc triển khai thực hiện số hoá dữ liệu hộ tịch lịch sử trên địa bàn tỉnh Hà Nam; đã chỉ đạo phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố yêu cầu các công ty thực hiện việc số hóa hộ tịch rà soát, đối chiếu thông tin hộ tịch được số hóa để đảm bảo tính chính xác nhằm phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.
Tuy nhiên, các bước đệm để chuẩn bị cho việc số hóa dữ liệu hộ tịch đã được Sở Tư pháp Hà Nam triển khai từ trước đó. Theo đó, tháng 4/2019, Bộ Tư pháp có văn bản hướng dẫn số hóa sổ hộ tịch, nhưng tại Hà Nam, việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký khai sinh đã được thực hiện từ ngày 1/10/2016. Đây được coi là bước chuẩn bị rất chủ động, nhanh chóng cho việc đăng ký, quản lý hộ tịch, tiến tới hoàn thiện việc số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử trên địa bàn tỉnh.
Ghi nhận đến thời điểm hiện tại, toàn tỉnh đã thực hiện số hóa 646.455/751.335 (chiếm 86%) bản ghi hồ sơ hộ tịch.
Trên thực tế triển khai việc hoàn thiện số hóa dữ liệu hộ tịch còn gặp nhiều khó khăn. Sổ hộ tịch qua nhiều thời kỳ, do nhiều văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh khác nhau nên nội dung không thống nhất. Có những sổ hộ tịch không có thông tin của cha hoặc mẹ, có nhiều mục không có so với sổ hiện hành, sổ cũ, nát… đã ảnh hưởng đến việc số hoá. Bên cạnh đó, dù đã có hướng dẫn số hoá trong bối cảnh địa phương có sự sắp xếp lại địa danh hành chính, tuy nhiên, khi thực hiện số hoá việc sáp nhập, chia tách địa giới hành chính cũng là nguyên nhân dẫn đến khó khăn trong số hoá trên địa bàn tỉnh. Số lượng dữ liệu hộ tịch cần số hóa là rất lớn, các việc về hộ tịch trong thực tế luôn phát sinh đa dạng và phức tạp, trong khi đó, nguồn nhân lực thực hiện số hoá dữ liệu là công chức Tư pháp – Hộ tịch ở cơ sở lại đang đảm nhiệm rất nhiều đầu việc. Mặt khác, hệ thống trang thiết bị (máy tính, máy scan…) tại một số địa phương chưa được trang bị đồng bộ. Nguồn kinh phí đầu tư cho công tác số hóa dữ liệu hộ tịch ở một số địa phương còn hạn chế…
Nhằm đẩy nhanh tiến độ thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch, UBND tỉnh Hà Nam đã giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các sở, ngành, địa phương và đơn vị liên quan đẩy nhanh việc số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh đáp ứng yêu cầu hoàn thiện Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định tại Nghị định số 87/2020/NĐ-CP. Sở Thông tin và truyền thông rà soát lại việc kết nối, liên thông giữa Cổng Dịch vụ công và Hệ thống một cửa điện tử của tỉnh với Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp, bảo đảm đúng tiến độ theo yêu cầu Đề án 06 của Chính phủ. Đồng thời yêu cầu UBND các huyện, thị xã, thành phố tăng cường kiện toàn chất lượng đội ngũ công chức làm công tác đăng ký quản lý hộ tịch; nâng cấp hạ tầng, trang thiết bị máy móc để đảm bảo thực hiện việc số hóa, sớm triển khai đăng ký, quản lý hộ tịch trên môi trường điện tử.
Nguyễn Khánh