Nhiều tiện ích từ sử dụng dịch vụ chứng thực bản sao điện tử

Về cơ bản, trình tự giải quyết TTHC chứng thực bản sao điện tử được thực hiện như chứng thực truyền thống (bản giấy), công dân không phải chờ đợi lâu để nhận kết quả. Bản sao chứng thực điện tử được ký số, đóng dấu, bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác, có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác và có thể được sử dụng nhiều lần.

Một bản sao chứng thực điện tử hoàn toàn có thể được công dân, doanh nghiệp sử dụng cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau (thay vì mỗi bộ hồ sơ phải có một văn bản chứng thực riêng), do vậy tiết kiệm về công sức, chi phí.

Về phía cán bộ, công chức tiếp nhận bản sao điện tử đã chứng thực cũng có nhiều thuận lợi hơn do bản sao được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có thể dễ dàng kiểm tra, giải quyết cho thủ tục tiếp theo.

Ghi nhận nhiều kết quả tích cực

Tại Hà Nam, công tác chứng thực bản sao điện tử đã được triển khai thực hiện từ sớm. Ngày 22/5/2020, UBND tỉnh ban hành kế hoạch triển khai thực hiện Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/7/2020 của Chính phủ về thực hiện TTHC trên môi trường điện tử. Đến nay, Sở Tư pháp đã triển khai và tổ chức 2 đợt tập huấn nghiệp vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cho đội ngũ làm công tác chứng thực tại phòng Tư pháp và UBND các xã, phường, thị trấn trong toàn tỉnh.

Theo ông Ngô Đức Mậu, Trưởng phòng Hành chính tư pháp, Sở Tư pháp: từ ngày 30/5 đến ngày 8/7/2022, Sở Tư pháp đã cử cán bộ về từng đơn vị cấp huyện, cấp xã kiểm tra, trực tiếp tập huấn nghiệp vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cho lãnh đạo, công chức Tư pháp và công chức văn phòng cấp huyện, cấp xã.

Đến thời điểm hiện tại, 100% UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh đều có thể đáp ứng tiếp nhận cung cấp dịch vụ công “chứng thực bản sao điện tử từ bản chính” tới người dân và doanh nghiệp. Qua đó, bước đầu ghi nhận được những kết quả tích cực, tính đến thời điểm hiện tại, toàn tỉnh có 1.456 hồ sơ yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

Bà Nguyễn Thị Thu Trang, Trưởng phòng Tư pháp thành phố Phủ Lý cho biết: Sau khi được cán bộ chuyên môn của Sở Tư pháp về tập huấn, đội ngũ cán bộ lãnh đạo, công chức chuyên môn của Phòng Tư pháp thành phố và UBND các phường, xã đã triển khai thực hiện nghiêm túc, đảm bảo theo quy định chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cho công dân khi có yêu cầu. Từ khi triển khai đến nay, Phòng Tư pháp thành phố và UBND các phường, xã đã chứng thực 582 bản sao điện tử từ bản chính theo đúng quy trình quy định và đạt kết quả tốt.

Vẫn còn những khó khăn

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện, có phát sinh một số khó khăn, vướng mắc ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực hiện chứng thực. Theo ông Vũ Bá Khải, Trưởng phòng Tư pháp huyện Lý Nhân, một trong những khó khăn, vướng mắc cơ bản khi thực hiện chứng thực điện tử bảo sao từ bản chính: Thực tế khi công dân trên địa bàn xã đến thực hiện chứng thực, công chức chuyên môn có đưa ra ý kiến về việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và giải thích rõ về quyền lợi khi thực hiện chứng thực điện tử từ bản chính thì đa số công dân không có nhu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính mà chỉ thực hiện chứng thực bản sao bằng giấy.

Khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên hệ thống cổng dịch vụ công quốc gia, phần thông tin người đăng ký cấp bản sao thường là đối tượng không có tài khoản dịch vụ công quốc gia vì thực tế người đi chứng thực đa số là những người cao tuổi nên không có địa chỉ Email để gửi thông tin bản chứng thực, nên phải lấy địa chỉ Email của công chức chuyên môn thực hiện.

Mặt khác, trong quá trình xử lý thông tin chưa được đồng nhất vì phải qua quá nhiều bước: công chức văn phòng tiếp nhận hồ sơ và Scan văn bản chứng thực; gửi sang công chức Tư pháp để thực hiện chứng thực trên cổng dịch vụ công quốc gia; chuyển trình lãnh đạo UBND cấp xã ký; công chức văn phòng thực hiện chữ ký điện tử; gửi kết quả thực hiện vào địa chỉ email của công dân. Quá trình này nên để một người thực hiện các bước sẽ nhanh hơn, nhưng lại liên quan đến mã OTP gửi qua điện thoại của lãnh đạo, mỗi lần chứng thực phải lấy mã OTP rất khó khăn trong quá trình thực hiện.

Để chứng thực bản sao điện tử được thực hiện rộng rãi trong thời gian tới, bên cạnh bảo đảm về cơ sở vật chất, con người từ phía cơ quan hành chính nhà nước, để người dân dễ dàng tiếp cận và thực hiện chứng thực bản sao điện tử cần thiết phải thực hiện tốt công tác tuyên truyền. Trước hết bắt đầu từ việc hỗ trợ, hướng dẫn người dân tạo tài khoản dịch vụ công quốc gia, qua đó hình thành thói quen, nhu cầu thường xuyên sử dụng dịch công trực tuyến.