Để thực hiện cơ chế “một cửa” trong giải quyết TTHC, Trung tâm Phục vụ hành chính công (HCC) – Kiểm soát TTHC tỉnh đã bố trí 20 công chức, viên chức (CCVC) từ các sở, ban, ngành, cơ quan “ngành dọc” đóng tại địa phương đến thực hiện nhiệm vụ tại trung tâm, trực tiếp hướng dẫn, tiếp nhận, trả kết quả giải quyết TTHC, giám sát và giải quyết khiếu nại. Ngoài ra, trung tâm còn bố trí dự phòng ít nhất 1 CCVC không chuyên trách của các sở, ban, ngành để xử lý những tình huống phát sinh.

Việc bố trí CCVC từng đơn vị tới đảm nhiệm nhiệm vụ tại Trung tâm phục vụ HCC – Kiểm soát TTHC tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân khi nộp hồ sơ, nhận kết quả giải quyết TTHC và nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết TTHC của cơ quan hành chính các cấp. Đây là biện pháp tích cực nhằm đổi mới phương thức hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước theo hướng chuyên môn hóa, tách hoạt động chuyên môn với nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân, cũng như ngăn chặn hiện tượng nhũng nhiễu, tiêu cực khi giải quyết TTHC.

Tuy nhiên, mô hình này đòi hỏi phải huy động một số lượng CCVC của các cơ quan, đơn vị ra bộ phận “một cửa”. Hiệu quả sử dụng CCVC tại bộ phận “một cửa” chưa cao, vì trên thực tế, không phải lĩnh vực nào cũng thường xuyên phát sinh yêu cầu giải quyết TTHC. Vì vậy, khá nhiều lĩnh vực, mặc dù bố trí CCVC trực cả ngày tại quầy nhưng số lượng hồ sơ giải quyết TTHC được tiếp nhận hoặc trả kết quả rất ít, dẫn đến việc bố trí số lượng CCVC như hiện nay tại bộ phận “một cửa” còn mang tính hình thức, gây lãng phí biên chế và nguồn nhân lực.

Từ thực tế trên, việc triển khai thí điểm Đề án thực hiện cơ chế giao doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích đảm nhận việc hướng dẫn, tiếp nhận, số hoá hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC đã phần nào giải quyết được những hạn chế nêu trên, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác cải cách hành chính.

Bưu điện tỉnh Hà Nam là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam được giao nhiệm vụ phục vụ các dịch vụ bưu chính công ích tại địa phương. Thực hiện đề án, Bưu điện tỉnh Hà Nam đã bố trí 1 nhân viên chính thức, 1 nhân viên dự phòng để tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC thay thế CCVC thuộc 6 đơn vị thực hiện thí điểm.

Bà Nguyễn Thị Thu Hường, Giám đốc Bưu điện tỉnh Hà Nam cho biết: Bưu điện tỉnh đã lựa chọn những cán bộ, công nhân viên có năng lực, phẩm chất tốt để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trong đề án thí điểm. Cùng với đó, tăng cường phối hợp với các sở, ngành và Trung tâm phục vụ HCC – Kiểm soát TTHC tỉnh giải quyết những vướng mắc cho nhân viên bưu điện trong quá trình tác nghiệp. Qua 6 tháng triển khai, nhân viên bưu điện đã thay CCVC của 6 cơ quan tiếp nhận 814 hồ sơ, trong đó có 764 hồ sơ trực tuyến, 50 hồ sơ từ kỳ trước chuyển sang. Tuy nhiên, do đây là lĩnh vực hoàn toàn mới, thời gian đầu nhân viên bưu điện chưa thể nắm bắt sâu về chuyên môn, nghiệp vụ các lĩnh vực thuộc chuyên ngành của 6 sở thí điểm, vì vậy trong quá trình tác nghiệp ít nhiều vẫn còn bỡ ngỡ trong khâu tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ nhập nhầm thủ tục. Khi xảy ra sự việc, đơn vị đã kịp thời chỉ đạo, nhắc nhở nhân viên phối hợp với cán bộ CCVC các sở, ngành liên quan giải quyết kịp thời.

Đánh giá về hiệu quả bước đầu từ thực hiện đề án đối với lĩnh vực của ngành, ông Ngô Thanh Tuân, Phó Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch cho biết: Việc CCVC chuyên môn của sở được giao phụ trách tiếp nhận hồ sơ được rút về làm chuyên môn, một nhân viên bưu điện chịu trách nhiệm hướng dẫn, tiếp nhận, số hóa hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC cho nhiều sở, ngành đã góp phần tiết kiệm nhân lực; đồng thời giảm tải công việc cho cán bộ, CCVC thuộc cơ quan khi phải thực hiện kiêm nhiệm cả hai nhiệm vụ. Năm 2022, khi chưa thực hiện thí điểm đề án, số lượng TTHC tiếp nhận trực tuyến của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch là 75%/ tổng số hồ sơ. Đến nay, qua theo dõi thống kê, 100% TTHC được tiếp nhận bằng hình thức trực tuyến, việc thu phí trực tuyến, trả kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích có chuyển biến. Sự phối hợp giữa cán bộ bưu điện và các chuyên viên chịu trách nhiệm tham mưu giải quyết TTHC của sở được thực hiện thường xuyên, liên tục, kịp thời khắc phục những khó khăn để phục vụ người dân, doanh nghiệp một cách tốt nhất.

Để nâng cao hơn nữa hiệu quả và tính khả thi trong triển khai nhân rộng đề án, Sở Thông tin và Truyền thông đã chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Bưu điện tỉnh, các cơ quan liên quan tham mưu triển khai tổ chức tập huấn cho đội ngũ nhân viên Bưu điện tỉnh trong việc tiếp nhận, số hóa hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh; đồng thời, tổ chức triển khai thực hiện chuyển giao nhiệm vụ cho nhân viên Bưu điện tỉnh tại Trung tâm Phục vụ HCC - Kiểm soát TTHC tỉnh.

Ông Nguyễn Đức Cường, Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Hà Nam cho biết: Sở Thông tin và Truyền thông đã chỉ đạo VNPT Hà Nam tạo tài khoản trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh Hà Nam cho nhân viên Bưu điện tỉnh (mỗi cơ quan thực hiện thí điểm tạo 1 tài khoản). Đồng thời, chỉ đạo Bưu điện tỉnh cử nhân viên tham gia tập huấn để tiếp nhận nhiệm vụ chuyển giao từ các cơ quan thực hiện thí điểm; chủ động phối hợp với các cơ quan, đơn vị để công tác tập huấn được thực hiện bảo đảm tiến độ và hiệu quả; phối hợp với Trung tâm Phục vụ HCC - Kiểm soát TTHC tỉnh và Bưu điện tỉnh. Đồng thời, trực tiếp tập huấn cho nhân viên Bưu điện tỉnh trong việc tiếp nhận, số hóa hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh Hà Nam theo từng lĩnh vực của cơ quan; hỗ trợ, hướng dẫn, giải quyết vướng mắc của nhân viên Bưu điện tỉnh trong thời gian thực hiện thí điểm. Mặt khác, giám sát nhân viên Bưu điện tỉnh thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC theo đúng quy định, đạt chất lượng, hiệu quả cao.

Điều đáng mừng là quá trình triển khai đề án thực hiện cơ chế giao doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích đảm nhận việc hướng dẫn, tiếp nhận, số hóa hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC đã ghi nhận sự hỗ trợ tích cực của Trung tâm Phục vụ HCC - Kiểm soát TTHC tỉnh; sự phối hợp có hiệu quả giữa Sở Thông tin và Truyền thông, Bưu điện tỉnh và các sở, ngành đang thực hiện thí điểm. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên bưu điện cơ bản có trình độ, năng lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Việc tiếp nhận, số hóa hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh vì thế cơ bản bảo đảm về tiến độ, chất lượng, hiệu quả, đem lại sự hài lòng cho người dân, doanh nghiệp trong giải quyết TTHC.