Theo dự thảo, hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức được xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác và bảo quản vĩnh viễn theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định. Người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật. Thông tin trong hồ sơ điện tử phải thống nhất với hồ sơ giấy và có giá trị tương đương hồ sơ giấy.

Dự thảo nêu rõ trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ giấy của cán bộ, công chức, viên chức được xác nhận theo quy định, đơn vị quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm tạo lập, cập nhật thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức vào phần mềm quản lý hồ sơ. Việc tạo lập, cập nhật hồ sơ điện tử bao gồm điền đầy đủ thông tin vào các trường dữ liệu của phần mềm quản lý hồ sơ và số hóa thành phần hồ sơ đảm bảo thống nhất định dạng kỹ thuật trên cơ sở bố cục của tài liệu gốc; sắp xếp theo trình tự khoa học; phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin của hồ sơ giấy; bảo mật; có khả năng truy cập, khai thác cùng các trường thông tin khác của hồ sơ điện tử.

Đối với thông tin thay đổi trên cơ sở giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước CHXHCN Việt Nam hoặc nước ngoài ban hành như các quyết định về: Đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, nâng lương, nhận xét đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, kết luận về những vấn đề liên quan đến cá nhân và gia đình cán bộ, công chức, viên chức thì cơ quan quản lý hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật thông tin vào hồ sơ điện tử của người đó trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận tài liệu.

Trường hợp phát hiện thông tin trong hồ sơ điện tử không thống nhất với hồ sơ giấy thì cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức phải đăng cảnh báo lên phần mềm quản lý hồ sơ, đồng thời rà soát, kiểm tra và không phê duyệt bất cứ sự cập nhật, bổ sung hoặc sửa chữa nào theo hồ sơ giấy. Cơ quan quản lý hồ sơ có trách nhiệm cập nhật phần mềm quản lý hồ sơ với thông tin chính xác nhất trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi thông tin ấy được xác minh và phê duyệt.

Dự thảo cũng quy định các hành vi bị nghiêm cấm gồm: Sử dụng thông tin hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức vào mục đích vụ lợi cá nhân, xuyên tạc sự thật, bôi xấu cán bộ, công chức, viên chức làm ảnh hưởng đến uy tín cá nhân hoặc chống phá Nhà nước; mua bán dữ liệu, hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức dưới mọi hình thức; cung cấp hoặc để lộ hồ sơ, tài khoản người dùng cho cá nhân, tổ chức khi không được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép.