Thực tế hiện nay, trong từng ngành, lĩnh vực, các cơ quan quản lý nhà nước đều cấp cho công dân một loại giấy tờ để quản lý nhằm bảo đảm thực hiện quyền và nghĩa vụ công dân trong lĩnh vực đó. Một công dân có thể cùng lúc sở hữu nhiều loại giấy tờ, như: giấy khai sinh, chứng minh nhân dân (CMND), căn cước công dân (CCCD), sổ hộ khẩu, hộ chiếu, giấy đăng ký kết hôn, thẻ bảo hiểm y tế, sổ bảo hiểm xã hội, giấy phép lái xe, các loại chứng chỉ… Tuy nhiên, có một bất cập là thông tin trong các loại giấy tờ này hầu hết đều có một phần nội dung trùng lặp, như: họ, tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quốc tịch, địa chỉ… dẫn tới thực trạng khi tham gia thực hiện một thủ tục hành chính (TTHC), công dân phải mang nhiều loại giấy tờ nhưng vẫn không thể chứng minh tình trạng nhân thân của mình nếu thiếu một trong các giấy tờ liên quan đến lĩnh vực nhất định. Tình trạng trên không những gây khó khăn, phiền hà cho công dân khi thực hiện TTHC mà còn gây lãng phí nguồn lực về tài chính trong việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng, vật chất, lãng phí nguồn nhân lực khi các cơ quan đều thực hiện việc nhập các dữ liệu trùng nhau về công dân. 

Năm 2014, Quốc hội đã thông qua Luật Căn cước công dân (có hiệu lực từ 1/1/2016), quy định Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là tập hợp thông tin cơ bản nhất của tất cả công dân Việt Nam được chuẩn hoá, số hoá, lưu trữ, quản lý bằng cơ sở hạ tầng thông tin để phục vụ quản lý nhà nước và giao dịch của cơ quan, tổ chức, cá nhân do Bộ Công an thống nhất, quản lý. Như vậy, việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư có vị trí, vai trò hết sức quan trọng, tiến tới thay thế, xóa bỏ nhiều loại giấy tờ có nội dung trùng lắp của công dân như hiện nay. 

Theo Trung tá Nguyễn Thị Lệ Thúy, Đội trưởng Đội Hướng dẫn đăng ký quản lý cư trú, cấp quản lý CMND, CCCD, Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (Công an tỉnh), việc bãi bỏ sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy là bước đột phá trong việc quản lý dân cư, thay thế phương thức quản lý dân cư từ thủ công sang quản lý điện tử bằng mã số định danh cá nhân. Việc sử dụng số định danh cá nhân và tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư khi giải quyết TTHC sẽ thay thế cho việc người dân phải xuất trình hoặc nộp bản sao có chứng thực giấy tờ công dân, qua đó, rút ngắn thời gian xử lý, giảm chi phí, công sức đi lại của công dân, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân. 

Trên thực tế, thời điểm thực hiện bãi bỏ sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy phụ thuộc rất lớn vào việc hoàn thiện Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Để hoàn thiện hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cần làm tốt 2 nhiệm vụ là: cấp số định danh cá nhân, thu thập thông tin dân cư. Trong đó, mã số định danh cá nhân được xác lập từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, số định danh cá nhân được ghi trên giấy khai sinh, thẻ CCCD, để phục vụ công dân khi thực hiện TTHC. Tính đến thời điểm hiện tại, toàn tỉnh đã tiếp nhận hơn 417 nghìn hồ sơ đề nghị cấp CCCD gắn chip. Do ảnh hưởng của dịch bệnh COVID-19, việc tiếp nhận hồ sơ đã bị gián đoạn từ đầu tháng 5. Thời gian tới, công tác cấp thẻ CCCD gắn chip sẽ nhanh chóng được tiếp tục thực hiện song hành với nhiệm vụ bảo đảm an toàn phòng dịch.

Ở một khía cạnh khác, cùng với việc cấp CCCD, thông qua thu thập, cập nhật những thông tin cơ bản của công dân sẽ tạo lập nên một hệ cơ sở dữ liệu về dân cư tập trung, thống nhất từ trung ương tới địa phương để dùng chung, nhằm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin dân cư. Thành phố Phủ Lý là một trong những địa phương đầu tiên của cả nước thực hiện thí điểm thu thập thông tin dân cư từ tháng 11/2016.

Theo Trung tá Phạm Văn Hoàn, Trưởng Công an phường Lam Hạ (thành phố Phủ Lý), ngay từ khi bắt đầu triển khai, Công an phường Lam Hạ đã phân công cán bộ đến từng gia đình, gặp từng người dân để thu thập 17 trường thông tin về dân cư (họ tên, quê quán, số CMND, CCCD…). Quy trình thu thập, cập nhật, chỉnh sửa, kiểm tra, phúc tra thông tin về công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được thực hiện theo Quyết định 2615 (8/4/2020) của Bộ Công an. Đến nay, Công an phường Lam Hạ đã thu thập, làm sạch thông tin của 8.252/8.252 nhân khẩu cư trú trên địa bàn, tiến hành cập nhật 98% thông tin vào hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. 

Thiếu tá Đặng Thị Hồng Vân, Phó Trưởng Công an phường Châu Sơn (thành phố Phủ Lý) cho biết: Để bảo đảm cho công tác thu thập thông tin dân cư được tiến hành đồng bộ, hiệu quả, cán bộ trực tiếp làm công tác thu thập thông tin được tham gia các lớp tập huấn do Công an tỉnh phối hợp với VNPT Hà Nam tổ chức. Đồng thời, đơn vị cũng được trang bị đầy đủ hệ thống thiết bị, phần mềm để phục vụ công tác thu thập, làm sạch thông tin dân cư. Đến ngày 31/5/2021, 100% thông tin dân cư trên địa bàn phường đã được làm sạch, bảo đảm đúng tiến độ. 

Như vậy có thể thấy, để bảo đảm những điều kiện tốt nhất nhằm triển khai thực hiện xóa bỏ sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy, cần làm tốt công tác cấp CCCD và thu thập thông tin dân cư, xây dựng hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Thông qua thay đổi phương thức quản lý dân cư từ thủ công sang quản lý điện tử bằng mã số định danh, việc thực hiện TTHC của công dân sẽ trở nên chuyên nghiệp, thuận tiện, tiết kiệm hơn, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ công dân.