Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012. Luật Lưu trữ ban hành đã đánh dấu một bước phát triển mới về luật pháp lưu trữ Việt Nam, tạo khung pháp lý cao nhất về lưu trữ, tạo điều kiện cho công tác lưu trữ phát triển, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, việc triển khai thực hiện Luật Lưu trữ trong thời gian qua còn một số hạn chế.

Cụ thể, trong Luật Lưu trữ năm 2011 (gọi tắt là Luật Lưu trữ) các quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, số hóa tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ, việc đưa tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử,... chưa được tổ chức thực hiện, chậm ban hành, hiệu quả thấp.

Tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được phân loại, sắp xếp, chỉnh lý khá phổ biến. Chất lượng tài liệu sau chỉnh lý chưa đáp ứng yêu cầu theo quy định, khó khăn cho việc bảo quản, phục vụ sử dụng tài liệu. Nhiều tài liệu có giá trị đang bị xuống cấp, chưa có biện pháp khắc phục kịp thời. Chưa khai thác hết tiềm năng, thế mạnh của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin để ứng dụng vào công tác lưu trữ...

Để khắc phục những bất cập, hạn chế trong công tác lưu trữ nêu trên thì việc xây dựng ban hành Luật Lưu trữ sửa đổi là rất cần thiết.

Đề xuất quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, lưu trữ tư

Tại dự thảo, Bộ Nội vụ đề xuất chính sách “Hoàn thiện các quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử”. Theo đó, dự thảo bổ sung quy định tại Khoản 3, Điều 13 Luật Lưu trữ quy định: Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa bao gồm tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn từ 20 năm trở lên.

Bổ sung quy định về việc số hóa tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Việc tham gia của các doanh nghiệp công nghệ là tất yếu để góp phần quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu về tài liệu lưu trữ. Vì vậy Luật Lưu trữ cần quy định cho phép doanh nghiệp tham gia quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu về tài liệu lưu trữ cũng như quy định về điều kiện, trách nhiệm của doanh nghiệp khi tham gia. Đồng thời có điều khoản giao Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông trong việc công nhận các doanh nghiệp đủ điều kiện.

Bên cạnh đó, dự thảo cũng đề xuất chính sách “Hoàn thiện các quy định về quản lý tài liệu lưu trữ tư”. Theo dự thảo, lưu trữ tư bao gồm tài liệu lưu trữ và hoạt động lưu trữ của các cá nhân, gia đình, dòng họ, công ty, doanh nghiệp, tổ chức xã hội do tư nhân thành lập và quản lý. Quy định phạm vi tài liệu lưu trữ tư so với tài liệu lưu trữ công. Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ tư theo hướng tự chủ quản lý tại tổ chức, cá nhân là chủ sở hữu tài liệu, quyền thành lập lưu trữ tư; quy định về việc tiếp cận tài liệu lưu trữ tư; quy định về việc mang tài liệu lưu trữ tư ra nước ngoài…

Việc đề xuất chính sách này nhằm tạo hành lang pháp lý cho lưu trữ công, lưu trữ tư đồng thời xác định rõ phạm vi, thẩm quyền đối với các tổ chức lưu trữ này. Bảo đảm nhà nước quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác lưu trữ không phân biệt lưu trữ công, lưu trữ tư.