Theo các chuyên gia về tổ chức nhà nước thì phân quyền, phân cấp là hai khái niệm khác nhau dù có liên quan mật thiết đến nhau. Việc lẫn lộn giữa hai khái niệm sẽ dẫn đến tình trạng các quy định về phân cấp, phân quyền rối rắm và khó đi vào cuộc sống. Hiến pháp năm 2013 và Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2023 đã xác định: Phân quyền là sự phân định quyền hạn giữa các cấp chính quyền, giữa Trung ương và địa phương, giữa các cấp chính quyền địa phương. Phân quyền không phải là sự chuyển giao quyền lực từ Trung ương xuống cho các cấp chính quyền địa phương để thực hiện, không phải là quyền lực của Trung ương được trao lại cho các cấp địa phương theo quan hệ thứ bậc hành chính giữa cấp trên và cấp dưới. Quyền hạn giữa các cấp chính quyền được thực hiện bằng luật trên cơ sở tinh thần và quy định của Hiến pháp về quyền hạn, trách nhiệm của các cơ quan nhà nước ở Trung ương và chính quyền địa phương. Quyền lực được Hiến pháp, Luật Tổ chức chính quyền địa phương phân định cho mỗi cấp chính quyền là những quyền độc lập của mỗi cấp, xác lập quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của chính quyền mỗi cấp trước nhân dân, trước pháp luật. Trong phân quyền, không tồn tại thứ bậc hành chính, các cơ quan được phân quyền là các pháp nhân công quyền do nhân dân bầu ra, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tài sản, ngân sách riêng, nguồn lực riêng được tự chủ quyết định các vấn đề thuộc chính quyền địa phương. Phân cấp là khái niệm gắn liền với quản lý nhà nước, là một phương thức chuyển giao quyền quản lý từ cấp trên xuống cấp dưới theo quan hệ thứ bậc hành chính. Đây là việc cơ quan cấp trên chuyển giao những nhiệm vụ, quyền hạn do mình nắm giữ cho cấp dưới thực hiện một cách thường xuyên, liên tục, cấp trên hỗ trợ, cung cấp điều kiện và phương tiện, kiểm tra, giám sát việc thực hiện và đánh giá kết quả thực hiện các quyền hạn được chuyển giao. Tuy nhiên, giữa thực tế và lý luận vẫn còn khoảng cách. Đang tồn tại tình trạng quyền lực tập trung nhiều ở các cơ quan trung ương, quyền của các địa phương chưa được thực hiện một cách đầy đủ. Ngược lại, chính các địa phương chưa “dám” thực hiện một số quyền hạn của mình, chờ đợi sự chỉ đạo của cấp trên hoặc “vừa làm vừa ngước nhìn lên”. Nhiều vấn đề rõ ràng là thuộc thẩm quyền của các bộ nhưng bộ trưởng không quyết mà “kính chuyển” lên Chính phủ. Nhiều việc nằm trong quyền hạn của địa phương nhưng bí thư, chủ tịch tỉnh nhất quyết phải chờ hỏi ý kiến của Trung ương. Tình trạng mà Tổng Bí thư chỉ ra – “phân định trách nhiệm, phân cấp, phân quyền chưa đồng bộ, hợp lý, có chỗ bao biện làm thay, có nơi bỏ sót hoặc không đầu tư thích đáng” – một phần quan trọng là do Luật Tổ chức chính quyền địa phương hiện hành mới xác định các vấn đề có tính nguyên tắc chung, chưa xác định rõ các nguyên tắc cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền được phân cấp. Trọng tâm của việc phân quyền được chuyển cho các luật chuyên ngành quy định, trong khi đó các luật chuyên ngành này vẫn chưa phân định rành mạch phạm vi phân quyền cho các cấp chính quyền địa phương. Một phần nữa là do tư duy, nhận thức về phân quyền, phân cấp giữa Trung ương và địa phương chậm được thay đổi. Theo đánh giá của Chủ tịch Hiệp hội Khoa học hành chính Việt Nam, Tiến sỹ Trần Anh Tuấn, hiện tại việc phân quyền chưa có gì thay đổi, mới tập trung vào phân cấp và ủy quyền. Việc phân cấp, ủy quyền cũng chỉ mang tính hình thức, thực chất (cấp dưới) vẫn phải hỏi ý kiến, thống nhất ý kiến, thỏa thuận (của cấp trên) trước khi quyết định. Trong khi đó việc phân cấp, phân quyền hợp lý, rành mạch bảo đảm được tính thống nhất và toàn vẹn của quyền lực nhà nước trong toàn bộ lãnh thổ quốc gia, bảo đảm quyền kiểm soát của chính quyền trung ương đối với chính quyền địa phương. Đồng thời, điều này cũng bảo đảm quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của mỗi cấp chính quyền địa phương trong việc quyết định và giải quyết mọi vấn đề phát triển của địa phương. Trong cuộc cách mạng tinh gọn bộ máy nhà nước theo tinh thần chỉ đạo của Tổng Bí thư là “thời gian không chờ đợi” thì việc phân cấp, phân quyền hợp lý giúp chúng ta tiến nhanh hơn tới mục tiêu “tinh - gọn - mạnh - hiệu năng - hiệu lực - hiệu quả” của toàn bộ hệ thống chính trị. Luật Tổ chức chính quyền địa phương quy định: Chính quyền địa phương tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được phân quyền. Còn cơ quan nhà nước cấp trên trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm thanh tra, kiểm tra tính hợp hiến, hợp pháp trong việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được phân quyền cho các cấp chính quyền địa phương. Điều này hoàn toàn tương thích với yêu cầu của Tổng Bí thư trong bài phát biểu tại Hội nghị Trung ương Đảng khóa XIII (ngày 25/11/2024): Các cấp ủy, tổ chức đảng, cơ quan, đơn vị, các cấp, các ngành, trước hết là cán bộ lãnh đạo, người đứng đầu cần gương mẫu, chủ động, quyết liệt trong thực hiện nhiệm vụ được giao theo tinh thần "vừa chạy vừa xếp hàng". Trung ương không chờ cấp tỉnh, cấp tỉnh không chờ cấp huyện, cấp huyện không chờ cơ sở. Quyết tâm hoàn thành việc tổng kết Nghị quyết 18-NQ/TW và báo cáo Ban chấp hành Trung ương về phương án sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy hệ thống chính trị trong quý I/2025. Một ví dụ cụ thể về việc phân cấp, phân quyền rành mạch gắn với tinh thần “cả hàng cùng chạy, không ai phải chờ ai” là cấp huyện theo thẩm quyền của mình mà lên phương án sáp nhập các phòng, không ngồi chờ phương án sáp nhập các sở của tỉnh, cấp tỉnh không chờ sự hoàn thiện phương án sáp nhập các bộ ở Trung ương. Còn nếu vẫn tiếp diễn tình trạng xã chờ huyện, huyện chờ tỉnh, tỉnh chờ Trung ương hoặc ngược lại, thì đó không phải là “vừa chạy vừa xếp hàng” mà là “xếp hàng xong mới chạy”. Mà điều này không thể dẫn tới thành công của cuộc cách mạng “tinh – gọn – mạnh – hiệu năng – hiệu lực – hiệu quả” đối với bộ máy nhà nước!