Một trong những phần mềm đang được triển khai ứng dụng, sử dụng hiệu quả tại các cơ quan Đảng trên địa bàn tỉnh hiện nay là phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành (VNPT iOffice). Đồng chí Lại Văn Tuấn, Phó trưởng Phòng Cơ yếu - Công nghệ thông tin, Văn phòng Tỉnh ủy cho biết: Được sự đồng ý của Thường trực Tỉnh ủy, chính thức từ ngày 1/9/2023, các cơ quan tham mưu, giúp việc của Tỉnh ủy, Ủy ban MTTQ và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh, các huyện, thị, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy; các đảng ủy xã, phường, thị trấn và các tổ chức đảng cơ sở trên địa bàn tỉnh (gọi tắt là khối các cơ quan Đảng) sử dụng phần mềm VNPT iOffice trên mạng internet để trao đổi, gửi, nhận, xử lý văn bản điện tử không chứa nội dung thông tin bí mật Nhà nước.

Trước khi triển khai, ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan Đảng của địa phương, phần mềm này đã được Văn phòng Tỉnh ủy triển khai thử nghiệm tại đơn vị trong thời gian từ 29/11/2022 đến ngày 28/02/2023. Quá trình thử nghiệm phần mềm cho thấy tính hiệu quả, đáp ứng được quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản đi, đến nhanh chóng, kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Người dùng xử lý văn bản mọi lúc, mọi nơi trên môi trường điện tử, góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo và thuận tiện trong quá trình tra cứu, tìm kiếm, lưu trữ văn bản. Hệ thống có ứng dụng App Mobile trên các hệ điều hành Android, IOS… trên máy tính sử dụng được trên các trình duyệt web khác nhau như: Chrome, Côc Côc, IE..

Sau 1 năm sử dụng rộng rãi trong các cơ quan Đảng của tỉnh, đến nay, các cơ quan, đơn vị đã phối hợp với VNPT Hà Nam khởi tạo được gần 1.300 tài khoản người dùng phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành VNPT iOffice trên mạng internet. Cùng với đó, các đơn vị cũng đã triển khai đăng ký ứng dụng chứng thư số của tổ chức để ký số văn bản điện tử, bảo đảm tính đồng bộ. Hiện, 100% chủ tài khoản, kế toán và người được ủy quyền của các cơ quan, đơn vị đều sử dụng chứng thư số phục vụ giao dịch với Kho bạc Nhà nước; các cơ quan, đơn vị đã đăng ký 696 chữ ký số (trong đó 407 chữ ký số cá nhân và 189 chữ ký số tổ chức).

Việc sử dụng chứng thư số dần đi vào nền nếp, góp phần giảm bớt giấy tờ trong phát hành, khai thác, xử lý thông tin, bước đầu hình thành cơ sở dữ liệu văn bản điện tử có tính pháp lý của các cơ quan, đơn vị và nâng cao nhận thức cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức về vai trò, tầm quan trọng của chữ ký số trong giao dịch điện tử.

Đồng chí Nguyễn Hải Long, TUV, Phó Trưởng ban thường trực Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy, đánh giá: Việc Văn phòng Tỉnh ủy tham mưu và được Thường trực Tỉnh ủy đồng ý cho triển khai ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành VNPT iOffice trong các cơ quan Đảng tại địa phương thời gian qua đem lại hiệu quả rõ nét. Tại Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy,    đến nay 100% cán bộ, công chức của Ban đã ứng dụng và sử dụng thành thạo công việc của cá nhân trên phần mềm này. Việc ứng dụng các phần mềm công nghệ vào trong quá trình xử lý công việc, không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, kinh phí so với xử lý công việc bằng văn bản giấy mà qua đây các cấp lãnh đạo dễ dàng nắm bắt được quá trình xử lý công việc của cấp dưới, từ đó kịp thời đôn đốc, nhắc nhở, bảo đảm công việc được triển khai đúng yêu cầu, tiến độ đề ra.

Có thể nói, việc đưa vào sử dụng đồng bộ, thống nhất phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành VNPT iOffice trong các cơ quan Đảng tại địa phương đã và đang tạo sự thay đổi mạnh mẽ trong lề lối, tác phong làm việc của mỗi cán bộ, công chức. Tuy nhiên, qua thực tế triển khai phần mềm VNPT iOffice cho thấy, vẫn còn tình trạng cán bộ, công chức, cơ quan, đơn vị tuy đã tham gia ứng dụng, sử dụng phần mềm nhưng chưa triệt để. Trong đó, việc xử lý văn bản, theo hướng dẫn việc khởi tạo văn bản cần thực hiện theo luồng từ nhân viên, gửi đến các cấp lãnh đạo để kiểm duyệt, phê duyệt, ký ban hành và gửi đi đều trong hệ thống nhưng vẫn có không ít văn bản chưa được thực hiện theo đúng quy trình này; việc khởi tạo văn bản vẫn tách rời hệ thống, lãnh đạo đơn vị thực hiện ký tay, văn thư đóng dấu xong scan đưa vào phần mềm gửi chuyển đến nơi nhận, khi đó luồng văn bản lưu trữ trên hệ thống không bảo đảm quy định; đội ngũ cán bộ văn phòng cấp ủy cơ sở thay đổi nhiều nên gặp khó khăn trong đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện nhiệm vụ triển khai ứng dụng công nghệ thông tin.

Thời gian tới, để tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin gắn với cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan Đảng trên địa bàn tỉnh, góp phần thực hiện Nghị quyết số 24-NQ/TU ngày 25/04/2022 của Tỉnh ủy về chuyển đổi số tỉnh Hà Nam đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, yêu cầu đặt ra đối với các cơ quan tham mưu, giúp việc của Tỉnh ủy; các huyện, thị, thành ủy; các đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy; MTTQ và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh; các đảng ủy xã, phường, thị trấn và các tổ chức đảng cơ sở cần có sự quan tâm, triển khai sử dụng hiệu quả hơn nữa phần mềm VNPT iOffice trên mạng internet cũng như các phần mềm nội bộ, phần mềm chuyên ngành của mỗi cơ quan, đơn vị; thực hiện đúng các quy định theo Quy chế số 17- QC/TU, ngày 30/11/2023 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Hà Nam về quản lý, sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành VNPT iOffice.

Bên cạnh đó, cán bộ, công chức các cơ quan, đơn vị cần được tập huấn kiến thức, kỹ năng sử dụng hiệu quả phần mềm để giải quyết công việc hằng ngày được giao; xử lý văn bản đúng theo quy trình nghiệp vụ được tập huấn, hướng dẫn; người đứng đầu các cơ quan, đơn vị gương mẫu đi đầu và chịu trách nhiệm việc triển khai, sử dụng phần mềm tại đơn vị  quản lý, trong đó, đặc biệt quan tâm đến việc bảo đảm an toàn thông tin, toàn vẹn cơ sở dữ liệu trong quá trình đăng nhập, khai thác và sử dụng.