Theo Sở Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT), từ năm học 2014 - 2015, Hà Nam triển khai Đề án “Ứng dụng công nghệ thông tin để từng bước đưa Sở GD&ĐT Hà Nam trở thành sở GD&ĐT điện tử theo định hướng của Bộ GD&ĐT” nhằm xây dựng phần mềm cổng thông tin điện tử theo mô hình điện toán đám mây, trên đó tích hợp các phần mềm quản lý, điều hành trực tuyến. Đồng thời, tổ chức hệ thống điều hành và quản lý giáo dục trực tuyến cho toàn ngành, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc đổi mới quản lý giáo dục, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng giáo dục.

Ông Đinh Vương Sơn (Văn phòng Sở GD&ĐT) cho biết: Triển khai các nội dung này sẽ giúp tiết kiệm được thời gian và công sức của cán bộ, giáo viên trong công tác quản lý, điều hành hoạt động của nhà trường; tối đa hóa sự liên kết chặt chẽ giữa nhà trường - gia đình và xã hội; bảo đảm tính tức thời và chính xác. Hệ thống được xây dựng hoàn toàn đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý các cấp; mặt khác, được phát triển sau khi khảo sát thực trạng tại địa phương nên bảo đảm tính pháp lý và tương thích với mọi nghiệp vụ của ngành giáo dục tỉnh nhà. Đó là một hệ thống sử dụng chung cho toàn ngành, với đa dạng các nghiệp vụ quản lý khác nhau, số lượng người truy cập và khai thác đông đảo.

Theo thỏa thuận hợp tác giữa Sở GD&ĐT với Công ty cổ phần Đầu tư phát triển và Chuyển giao công nghệ Việt Nam (Vietec.,Corp) về việc hợp tác xây dựng Sở GD&ĐT Hà Nam trở thành đơn vị điển hình tiên tiến về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục và giảng dạy, ứng dụng học bạ điện tử được triển khai ở 100% cơ sở giáo dục phổ thông trong toàn tỉnh. Sở GD&ĐT đã ban hành Quy chế sử dụng phần mềm quản lý sổ điểm điện tử tích hợp trên hệ thống thông tin quản lý giáo dục Hà Nam. Đến năm 2020, Quy chế này được cập nhật, thay thế bởi Quy chế sử dụng phần mềm Quản lý sổ điểm điện tử tích hợp trên hệ thống thông tin quản lý giáo dục Hà Nam.

Theo đó, kết thúc giai đoạn 1 (từ năm học 2015 - 2016), Hà Nam là tỉnh đầu tiên trong cả nước đã có 100% các trường THPT, trung tâm giáo dục thường xuyên, THCS sử dụng phần mềm sổ điểm điện tử trực tuyến, không còn sử dụng sổ điểm giấy. Hệ thống phần mềm nhận xét đánh giá học sinh tiểu học đã được xây dựng và nhập dữ liệu, thí điểm thành công, đang chờ ý kiến Bộ GD&ĐT để triển khai số hóa, không dùng sổ giấy (bao gồm: sổ cái, sổ giáo viên bộ môn, sổ giáo viên chủ nhiệm).

Trên thực tế, tuy có sự phụ thuộc nhất định vào tính đồng bộ của hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ, nhưng khi xây dựng học bạ điện tử đã được ngành giáo dục chỉ đạo bảo đảm tính ứng dụng cao về những tiện ích và phù hợp với yêu cầu phát triển giáo dục hiện nay. Hệ thống học bạ điện tử khi được áp dụng triển khai sẽ giúp toàn bộ công tác quản lý được tự động hóa theo quy trình và trên một mô hình tập trung. Tất cả các dữ liệu phần mềm chính thống được chuyển đồng bộ, tự động từ các trường tới cấp phòng quản lý và cấp sở.

Mỗi khi cần số liệu thống kê của bất cứ một cấp hay kiểm tra kết quả học tập và thông tin của bất cứ một học sinh nào đó, các cơ quan quản lý cấp sở và cấp phòng chỉ thực hiện một vài thao tác đơn giản đã có đầy đủ số liệu chính xác, thay cho việc kiểm tra trực tiếp hoặc tổng hợp và chờ đợi từ các đơn vị gửi lên như đã thực hiện nhiều năm trước đây. Đồng thời, hệ thống học bạ điện tử còn tạo điều kiện cho cha mẹ học sinh kiểm tra, nắm bắt kết quả học tập của con em mình và thường xuyên trao đổi thông tin với giáo viên một cách thuận lợi. Mỗi đơn vị phòng GD&ĐT, trường học, học sinh được cung cấp một tài khoản riêng. Căn cứ theo các quy định về phương thức thực hiện, quản lý chung, các nhà trường phải xây dựng được quy chế quản lý, sử dụng học bạ điện tử cụ thể.

Tại các trường sẽ phải thành lập ban quản trị phần mềm học bạ điện tử; hiệu trưởng sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý mọi tài khoản sử dụng phần mềm học bạ điện tử tại đơn vị, kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo mật tài khoản, các quy định về cập nhật điểm số và các thông tin khác của giáo viên, học sinh vào cơ sở dữ liệu của nhà trường. Các quản trị viên sẽ làm nhiệm vụ nhập điểm các bài thi, bài kiểm tra tập trung, báo cáo tiến độ nhập điểm và quản lý chặt chẽ, nghiêm túc việc sửa chữa điểm đã nhập, cũng như các chế độ bảo mật thông tin trong sổ điểm điện tử theo đúng nguyên tắc, quy trình, tránh tuyệt đối tình trạng “cấy” điểm và chỉnh sửa học bạ.

Về phía đội ngũ giáo viên, khi cần nhập điểm, phê học bạ sẽ được quản trị viên cho phép nhập hệ thống trong thời gian nhất định, sau thời gian đó, giáo viên cũng chỉ có thể xem học bạ đơn thuần như mọi phụ huynh, học sinh khác và không thể chỉnh sửa thông tin. Hơn thế, việc lưu giữ học bạ học sinh của các nhà trường cũng trở nên đơn giản hơn và sẽ không còn xảy ra các sự cố hư hỏng, mất mát. Sử dụng học bạ điện tử sẽ thuận tiện hơn rất nhiều khi có học sinh chuyển cấp, chuyển trường, vì ban quản trị chỉ cần vào thao tác gửi link, toàn bộ học bạ của học sinh sẽ được chuyển từ trường đang học đến địa chỉ nhận mới.

Đến giai đoạn 2, Sở GD&ĐT tiếp tục triển khai Hệ thống phần mềm nhận xét đánh giá học sinh tiểu học đã được xây dựng và nhập dữ liệu thành công, để triển khai số hóa, không dùng sổ giấy. Triển khai thí điểm học bạ số ở cấp tiểu học nhằm xây dựng, hoàn thiện mô hình, quy trình quản lý, sử dụng học bạ số làm cơ sở để triển khai học bạ số thống nhất trên toàn tỉnh; chuẩn bị sẵn sàng kết nối với hệ thống quản lý thông tin của Bộ GD&ĐT, thống nhất toàn quốc.

Trong năm học 2023 - 2024, ngành chủ trương chỉ thực hiện thí điểm từ khối lớp 1 đến khối lớp 4. Các cơ sở tham gia thí điểm phải chuẩn bị các điều kiện, gồm: có máy vi tính kết nối mạng internet; có phần mềm quản lý nhà trường để có thông tin, dữ liệu về giáo viên, học sinh, kết quả học tập; có chữ ký số để giáo viên, ban giám hiệu ký và đóng dấu học bạ; có nhân sự để quản trị, sử dụng phần mềm học bạ số. Các phòng chuyên môn của Sở GD&ĐT chủ động phối hợp nghiên cứu, tham mưu lựa chọn giải pháp cung cấp dịch vụ học bạ số; triển khai tập huấn, chuyển giao sử dụng; phối hợp, cung cấp thông tin cần thiết với đơn vị liên quan được cấp thẩm quyền phê duyệt để hoàn thiện chữ ký số cho 100% giáo viên cấp tiểu học tham gia triển khai, thực hiện học bạ số cấp tiểu học.

Ở cấp THCS, từ năm học 2021 - 2022, các trường THCS trên địa bàn tỉnh đã sử dụng học bạ in ra từ phần mềm Quản lý sổ điểm điện tử, bắt đầu áp dụng cho lớp 6. Việc áp dụng sổ điểm điện tử, học bạ điện tử được cán bộ quản lý, giáo viên và các nhà trường đánh giá cao và thực hiện nghiêm túc từ năm học 2014 - 2015 đến nay; là cơ sở, tiền đề cho việc sẵn sàng triển khai học bạ số.

Với sự phát triển nhanh, ngày càng đồng bộ, hoàn thiện của hạ tầng công nghệ, toàn ngành giáo dục sử dụng chung một hệ thống quản lý điểm số, quản lý học sinh trong các trường học bằng sổ điểm điện tử, học bạ điện tử giúp tiết kiệm ngân sách mua sổ điểm viết tay, học bạ giấy và còn được coi là giải pháp giải phóng sức lao động, thời gian làm việc của cán bộ, giáo viên toàn ngành, thực hiện mục tiêu tạo sự công bằng, minh bạch trong giáo dục.