Tổng số khách mời và thành phần đội bóng là 59 người, chiều ngày 5/8, đoàn sẽ đến Sân bay Nội Bài (Hà Nội) và di chuyển về lưu trú tại Khách xá Khu Du lịch Tam Chúc (thị trấn Ba Sao, huyện Kim Bảng).

Tại Hà Nam, đơn vị đăng cai giải thi đấu giao lưu, UBND tỉnh đã giao cho Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch (VH,TT&DL) tổ chức công tác tiếp đón và hỗ trợ về cơ sở vật chất tập luyện và thi đấu cho các đội bóng của Nhật Bản.

Hiện Sở đã phân công những cá nhân, đơn vị cụ thể các phần việc. Tại Sân vận động tỉnh Hà Nam, Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu TDTT đã bố trí 10 phòng kỹ thuật; sân bóng, mặt cỏ và khán đài đã được chỉnh trang và vệ sinh sạch sẽ. Các đội bóng của CLB PPHN cũng đang tăng cường tập luyện và đã đá 2 trận giao lưu nội bộ để nâng cao kỹ thuật, chiến thuật chuyên môn.

Để trận giao lưu diễn ra sôi nổi, quảng bá được hình ảnh mối giao lưu thân tình hữu nghị giữa tỉnh Hà Nam với các tỉnh, thành phố của Nhật Bản, Sở VH,TT&DL đặc biệt chú trọng công tác cổ động viên (CĐV). Về CĐV chuyên nghiệp sẽ có lực lượng CĐV của Hà Nam và Nam Định. Các lực lượng CĐV viên khác gồm học sinh Trường Chuyên Biên Hòa và Trường PTTH A, B, C Phủ Lý; lực lượng đoàn thanh niên Sở VH,TT&DL, Trường Cao đẳng Y tế Hà Nam, đoàn thanh niên các huyện, thị xã, thành phố; cán bộ công nhân viên, người lao động của các Công ty Nhật Bản trên địa bàn tỉnh Hà Nam, cán bộ, hội viên các đoàn thể và nhân dân.

Ngoài các cơ quan truyền thông trong tỉnh, hiện phòng văn hóa thông tin các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo các đài truyền thanh cơ sở hàng ngày đều có bản tin tuyên truyền về các trận bóng giao lưu để nhân dân biết đến xem và cổ vũ.

Trong những ngày diễn ra hoạt động giao lưu, Trung tâm Văn hóa Nghệ thuật tỉnh cũng đã chuẩn bị xe loa lưu động để cổ động cho các hoạt động giao lưu. Được biết, Đoàn Thanh niên Sở VH,TT&DL sẽ có hơn 1.000 áo và 1.500 cờ cầm tay tặng cho các CĐV đến xem và cổ vũ cho các đội bóng trong 2 trận giao lưu.